A.S.C.

Para realizar copias de seguridad de la aplicacion de contabilidad solo debemos entrar en el menú de Asientos y pulsar sobre el icono “Exportar”.

Tras unos segundos o minutos (en funcion de la cantidad de información almacenada), vamos a la carpeta del Usuario, como se ve en la imagen, y veremos los archivos que se han generado.

Como se puede observar se han generado varios archivos en los siguientes formatos:

Un archivo que contiene todos los datos de una Empresa y un Ejercicio en formato LML (propio de nuestras aplicaciones).

• Expor-Conta7L-Emp-X-Ej-NNNN-Y.LML

Y varios archivos que contienen todos los datos de una Empresa y un Ejercicio en formato CSV pero en archivos separados y que podremos editar facilmente con cualquier editor de texto o con hojas de cálculo como EXCEL.

• Expor-Conta7L-Emp-X-Ej-NNNN-1-Diarios.CSV
• Expor-Conta7L-Emp-X-Ej-NNNN-2-Ejercicios.CSV
• Expor-Conta7L-Emp-X-Ej-NNNN-3-Cuentas.CSV
• Expor-Conta7L-Emp-X-Ej-NNNN-4-Asientos.CSV

De este modo, la copia de seguridad, siempre se realiza de la “Empresa” y “Ejercicio” que tenemos activos en ese momento.

Ademas, dicha copia podrá ser restaurada en una nueva instalación, en caso de problemas.

Volver al índice del manual

Para configurar la serie de numeración de documentos, accedemos al apartado de configuración de la empresa.

Y creamos una nueva serie o modificamos una serie existente:

Ahora pulsa el botón CONFIGURAR, para acceder a la configuración de textos para mostrar en los documentos como Albaranes y Facturas,

En esta pantalla podemos indicar una fórmula para configurar el texto que se mostrará en la cabecera de los impresos de Albarán y Factura, para modificar la fórmula, pulsa sobre el botón y accede al asistente de fórmulas,

Volver al índice del manual

Una aplicación como esta debe contemplar la gestión de precios (tarifas) y hemos considerado que mientras otros limitan las aplicaciones a 5 o 10 tarifas máximo, en esta aplicación no hay ningun tipo de limitación, es decir, podemos utilizar una tarifa común para todos los clientes, y tambien podemos llegar a utilizar hasta 3 tarifas diferentes para cada cliente (lo que puede dar una idea de la cantidad de tarifas que podriamos llegar a tener).

En el apartado de tarifas, podemos ver como al editar una tarifa tenemos los siguientes apartados:

• En primer lugar los precios que estan vigentes en la actualidad
• Las ofertas correspondientes a esta tarifa (a este tema dedicaremos otro capitulo para verlo con mas detalle)
• El historico de precios, ya que los precios se quedan archivados para poder realizar consultas, aunque ya no esten activos.
• Tambien tenemos una lista de todos los clientes que tienen aplicada esta tarifa como tarifa principal.
• Y por ultimo, una lista con todos aquellos clientes que aún no tienen aplicada una tarifa.

Los “PRECIOS ACTIVOS” nos muestran todos los articulos que están activos en la actualidad.

Al consultar el “HISTORICO DE PRECIOS”, podemos ver todos los precios de esta tarifa en temporadas anteriores, y observar como han ido evolucionando los mismos para cada uno de los articulos.

Las tarifas permiten controlar y trabajar con precios y descuentos, pero también estan preparadas para controlar los “PUNTOS”, (para aquellos que están acostrumbrados a este modo de trabajo, les resultara habitual y muy comodo).

La opcion de “CLIENTES SIN TARIFA”, permite asignar la tarifa actual a cualquiera de ellos, asegurandonos ademas, de que todos tienen aplicada una tarifa.

.

Volver al índice del manual

Ahora que ya tenemos información en la gestión, vamos a  consultar los dodumentos de una entidad. Para ello, desde el menú de entidades, pulsamos un simple CLIC sobre la entidad que queremos consultar y a continuación pulsamos el icono correspondiente a ver los documentos.

En este momento se nos muestra un formulario con información sobre todas las operaciones realizadas con la entidad, como facturas, albaranes, efectos, cobros, etc.

Solo debemos elegir cualquiera de esas carpetas y pulsando doble CLIC sobre el documento, podemos acceder directamente.

Pulsa ESC pasa salir de la ficha y acceder a otras opciones del menú.

Volver al índice del manual

Para obtener un informe estadístico de ventas a clientes, solo necesitamos elegir la opción de Estadística de ventas a clientes en el menú Estadística.

Luego introducimos las fechas de inicio y final para la obtención del informe, y pulsamos AVANZAR,

En este momento se muestran todos los documentos que vamos a utilizar para el cálculo del informe, pulsa AVANZAR para continuar,

y ya podemos ver la estadística de ventas de clientes por meses. Si no deseas nada mas, puedes FINALIZAR cuando lo creas necesario, o pulsar AVANZAR para continuar,

En la siguiente pantalla, podemos ver una vista preliminar del informe, identica a la que vemos por pantalla,

y si continuamos pulsando AVANZAR, vemos un gráfico de barras de la evolución de las ventas durante todo el ejercicio,

aunque también podemos ver el gráfico en modo Tarta, si resulta mas apropiado.

En cualquier caso, es dificil hacerlo más sencillo para el usuario, solo 5 CLIC’s de ratón para obtener 5 informes diferentes en unos segundos.

Volver al índice del manual

Otra de las tareas importantes para controlar correctamente el estado de los vehículos es crear las operaciones que debemos realizar periodicamente a cada uno de ellos.

Para ello debemos rellenar la ficha en la que indicaremos, los siguientes datos:

• Nombre, una descripción de la operación a realizar
• Fecha, indica la fecha en que se realiza la operación
• Kms, que tiene el vehiculo en el momento de la revisión
• Vehículo, al que estamos realizando la operación de mantenimiento
• Tipo de operación, que nos permite indicar como vamos a realizar el control de las revisiones periodicas, que podrían ser por “Fecha” o por “Kms recorridos“.
• Avisar en (Kms), indicamos cuantos kms. podremos recorrer antes de que la aplicación nos avis de que tenemos que volver a realizar una nueva revisión.
• Limite en (Kms), indicamos cuantos kms. podremos recorrer antes de que el vehiculo este en riesgo de sufrir averias o problemas por no realizar a tiempo las operaciones correspondientes.
• Próximo aviso, nos muestra cuantos kms tendrá el vehículo para que la aplicación nos muestre el aviso para esta operación
• Próximo cambio, nos muestra cuantos kms tendrá el vehículo para que la aplicación nos muestre el estado critico de la revisión para esta operación

Ahora que ya hemos creado las operaciones, toca introducir los datos diariamente, cada vez que a un vehículo se le suministra combustible en alguno de los surtidores que hemos creado, y sobre todo, muy importante, la fecha y los Kms que el vehículo tenía en el momento del repostaje, para que de esta forma, la aplicación nos avise cuando sea necesario realizar alguna revisión al vehiculo en cuestión.

Las operaciónes pendientes se mostrarán el la parte inferior para que podamos avisar al responsable.

También podemos introducir en la aplicación otros datos, que no siendo importantes para el buen funcionamiento de los vehículos, si es interesante conocer, como las sanciones impuestas a los conductores en el trascurso de la actividad laboral.

Lo único que debemos introducir, es una descripción, la fecha, el vehículo y el conductor que lo manipulaba en el momento de la sanción.

Además, podemos introducir otras incidencias que afecten a la actividad que nos ocupa y que creamos necesarias para tomar otro tipo de decisiones.

Aunque no es un tema que nos afecta, si debemos controlar la renovación de permisos de condicir de los conductores habituales, para que puedan desempeñar sus funciones dentro de la legalidad.

Si además, la empresa dispone de algún surtidor en las intalaciones propias, debemos introducir los reabastecimientos que realizamos en el deposito, a fin de controlar las existencias.

Y por supuesto, el motivo principal para la entrada de todos estos datos, que es obtener los avisos correspondientes de todas las revisiones necesarias que debemos realizar a todos los vehículos, y que podemos ver siempre en la pantalla principal de la aplicación, para que no podamos olvidarlos y ocasionar daños irreparables.

Como se puede observar, los mensajes serán de color ROJO cuando sean importantes y se haya sobrepasado el Limite establecido y de color AMBAR, cuando sean simples mensajes de Aviso que debemos empezar a gestionar.

Volver al índice del manual

Antes de iniciar la introducción de datos en la aplicación, sería conveniente crear las fichas de las tablas maestras para luego poder introducir el resto de datos rapidamente, pero eso no significa que en un momento dado, no podamos crear un registro directamente desde cualquier otra opción del programa.

En la aplicación de flota, tenemos que crear entre otras, las fichas de cada uno de los conductores que van a utilizar los vehiculos de la empresa.

Los datos necesarios para crear una ficha a un conductor son muy sencillos y no merece la pena entrar en demasiados detalles. Simplemente debemos liminarnos a rellenar su ficha lo mejor posible.

También necesitamos crear las fichas a los vehículos

Los datos de la ficha del vehiculo tampoco requieren demasiada explicación,

Otra de las fichas que debemos crear es la del surtidor, ya que será necesario indicar este registro cada vez que necesitemos repostar.

Si la empresa dispone de surtidor propio, debemos indicar en la ficha el campo CONTROLAR STOCK, para poder gestionar el stock disponible del surtidor en cada momento.

También deberiamos crear un Surtidor externo, aunque solo sea para saber las ocasiones en las que el suministro de combustible se realiza desde las Gasolineras. Para este caso, no es necesario y tampoco recomensable marcar la opción de Controlar Stock, ya que no nos servirá para nada.

Con estas fichas, ya podemos comenzar a introducir datos en la aplicación.

Volver al índice del manual

Manual de flota:

1. Maestros de flota
2. Gestión de flota

Manual de estadística:

1. Estadística de ventas a clientes

.

Cuando estamos en la entrada de asientos y apuntes a contabilidad, realizar un balance es tan sencillo como pulsar el icono VER BALANCE y se realiza el calculo del balance con la información que manejamos en ese momento.

No es necesario hacer nada mas, solo pulsar el botón y ya tenemos el balance en pantalla.

Pero no solo tenemos el balance de sumas y saldos, ahora podemos elegir que información deseamos ver y condicionar el balance. Asi podemos elegir entre ver un balance del PGC (niveles 1 a 4), uno de Cuentas auxilires, un balance completo (PGC y Auxiliares), un Informe de explotación, de Gastos o de Ingresos.

Imprimir el balance, mas sencillo aún, pulsamos sobre el icono de la IMPRESORA, y ya tenemos la vista preliminar.

Pero hay más aún…

Si durante el análisis del balance detectamos algún error, o tenemos cualquier duda sobre alguna de las cuentas que aparecen en el balance, solo tenemos que seleccionarla y pulsar sobre el icono EXTRACTO, y automaticamente, estaremos editando todos los movimientos de la cuenta contable que han sido utilizados para el calculo del balance.

En esta pantalla, solo podemos consultar los movimientos que influyen en el calculo del balance, pero si deseas mas información, siempre puedes volver a la pantalla de entrada de asientos y pedir un extracto completo.

Seguramente ahora, estarás preguntandote … ya he localizado el problema, tengo que modificar el apunte, y debo salir de aqui, para volver a la pantalla de asientos y localizar el apunte nuevamente para poder corregirlo.

Pues va a ser que no. Si ya has localizado el apunte, ahora solo debes pulsar “Doble Clic” con el ratón sobre el registro y aparecerá en pantalla el asiento correspondiente para que puedas corregirlo directamente desde aqui.

Volver al índice del manual